När du använder Baltzar blir det:
Enkelt – kontroll och attest av fakturor är enkelt för alla användare
Tillgängligt – var du än är kan du attestera dina fakturor
Kontrollerat – du vet alltid var alla fakturor är
Så här fungerar omkostnadsfakturor i Baltzar
1. Fakturan kommer till ekonomiavdelningen
Ankomst och Inskanning
Leverantörsfakturorna kommer antingen elektroniskt via olika standardformat (t ex Svefaktura) eller så skannas fakturan in hos ditt företag eller en servicebyrå. Används en servicebyrå skickas leverantörsfakturorna direkt till servicebyrån som sköter skanning, tolkning och bildkontroll.
Direkt efter skanning, tolkning och verifiering överförs fakturainformation och bild till Baltzar. Pappersfakturor och EDI-fakturor hanteras identiskt i attestsystemet men ankomstregistreringen är naturligtvis enklare om fakturan kommer i elektroniskt form.
2 Fakturan skickas för kontroll och attest
Du kan i förväg lägga upp olika konteringsförslag för varje leverantör, attestflöde och/eller enskild faktura. Konteringen av fakturor kan utföras av alla i flödet.
För de fakturor som ska kontrolleras/attesteras av olika ansvariga kan du förkorta genomloppstiden genom att lägga upp parallella flöden.
I Baltzar kan du periodisera fakturor. Informationen överförs till ekonomisystemet om det där finns möjlighet att ta emot uppgifterna. Baltzar kan också hantera beloppsgränser, vilket innebär att fakturor som överstiger angivet belopp ska "dubbel-attesteras” av överordnad chef. En enskild attesterare kan också hänvisa en faktura till sin överordnade.
Bilagor och fritext
Du kan bifoga ett dokument till en faktura, t ex en avtalstext, egna anteckningar eller en bilaga som kommit till företaget efter det att fakturan blivit skannad.
Det finns också möjlighet att ange en fritext t ex en uppmaning eller kommentar till den som kommer senare i flödet eller till administratören.
Genom utredningsfunktionen kan du lägga fakturor på utredning hos kollegor och/eller i egen inkorg.
Olika roller
Du kan byta rollinnehavare t.ex vid semester och sjukdom. Den tillfälliga användaren kan, om så önskas, ges en annan beloppsgräns än den ordinarie rollinnehavaren. Behörighetssystemet kontrollerar vem som får ändra vilka roller.
Frågor och rapporter
Frågor och rapporter kan begäras med urval på i stort sätt samtliga datafält, eller kombinationer av dessa, som förekommer i databasen. Förutom standardrapporterna är det enkelt att framställa egen utdata t ex i Excel.
Baltzar Contract
Leverantörsfakturorna kan enkelt kontrolleras mot befintliga leverantörsavtal som finns upplagda i Baltzar Contract. Där finns alla leverantörsavtal inscannade för enkel åtkomst och automatisk kontroll av uppsägningstider och löptider.
Enskilda fakturor, eller alla fakturor från viss leverantör, kan ”säkerhetsklassas” i Baltzar. Detta innebär att fakturabilden endast kan ses av de roller som ingår i fakturans attestflöde.
3 Fakturan kommer tillbaka till ekonomiavdelningen
När fakturan är kontrollerad och attesterad kommer den tillbaka till ekonomiavdelningen där den definitivbokas och överförs till affärssystemet för betalning.